In tien minuten zet je in ChatGPT Business een teamtaak op die elke maandag de weekupdate in jullie Slack-kanaal zet, en die doordraait als jij er niet bent

Een geplande taak in ChatGPT hangt aan jouw account; een teamtaak is van het team. Sinds eind september kan dat in ChatGPT Business: collega’s zien de uitkomsten en passen de opdracht aan, en de taak draait door als jij op vakantie bent. De schermen zijn Engelstalig, de opdracht schrijf je in het Nederlands.

Eerst: de koppelingen

Een teamtaak kan alleen iets in Slack, Gmail of een andere app doen als een beheerder van je werkruimte die koppeling vooraf heeft goedgekeurd en de teameigenaar hem voor het team aanzet. Regel dat eerst, anders stopt de taak bij stap 6. Werk je zonder koppelingen, dan kan de taak alleen een tekst klaarzetten in ChatGPT zelf.

Zo stel je het in

1. Open in ChatGPT Business de lijst Teams, klik op Create team, geef het team een Name en eventueel een Description en klik op Create team. Jij bent dan de teameigenaar.
2. Klik in het team op Invite, zoek op Name or email en klik op Add members. Alleen collega’s uit dezelfde werkruimte kunnen lid worden.
3. Open in het team de sectie Scheduled en start een nieuwe taak.
4. Controleer bij Team dat het juiste team eigenaar is en vul de Task name in, bijvoorbeeld Weekupdate maandag.
5. Schrijf de instructies: welke bronnen de taak mag gebruiken, wat hij moet doen en hoe het resultaat eruit moet zien. Een opdracht om te kopiëren staat hieronder.
6. Kies bij Trigger voor Schedule en zet hem op elke maandag om 8.00 uur. Controleer de tijdzone, want elke taak heeft zijn eigen tijdzone. Wil je dat de taak reageert op een bericht in een Slack-kanaal, kies dan dat kanaal als gebeurtenis en beschrijf wat de taak moet starten.
7. Controleer bij Plugins welke koppelingen de taak mag gebruiken en bij Advanced het Model. Klik op Create.
8. Test meteen met Run now en bekijk het resultaat bij Previous runs. Aanpassen, pauzeren of weggooien doe je met Edit, Pause, Resume en Delete.

Een opdracht om te kopiëren:

Maak elke maandag om 8.00 uur een weekupdate voor het team in het Nederlands. Gebruik het Slack-kanaal #projecten en de gedeelde Space Lopende projecten. Geef per project in twee zinnen de stand, wat deze week moet gebeuren en wie aan zet is. Sluit af met een lijst van maximaal vijf openstaande vragen. Plaats de update in het kanaal #weekstart.

Voor welk abonnement

Teamtaken werken volgens de helppagina in ChatGPT Business en Enterprise; teams bestaan dus niet met Plus, Go of gratis. ChatGPT Business kost 20 dollar per gebruiker per maand bij jaarbetaling, ongeveer 17 euro; of daar btw bij komt zegt OpenAI niet. De persoonlijke limiet op het aantal geplande taken geldt niet voor teamtaken; de beheerder stelt een uitgavenlimiet voor de werkruimte in. Let op: een teamtaak neemt het geheugen, de persoonlijke instructies en de chatgeschiedenis van de maker niet over, dus zet alles wat de taak moet weten in de instructies of in de gedeelde Space. Een lopende taak kan niet opnieuw inloggen bij een app; verloopt een koppeling, dan mislukt die stap. En de status Completed betekent alleen dat er geen volgende run gepland staat, niet dat de laatste run goed ging. Lees dus de eerste weken de uitkomst na.

Wat levert het op

Naar onze schatting een half uur per week voor degene die de weekupdate nu zelf typt, plus de zekerheid dat de update ook verschijnt als die collega ziek of vrij is. Werk je met Claude in plaats van ChatGPT, dan kun je Claude elke maandag een weekoverzicht laten klaarzetten, maar dan wel op je eigen account.