Heb je Claude Team? In vijf minuten zet je huisregels die voor elke collega in elk gesprek gelden: jouw toon, je-vorm en nooit klantgegevens delen

Iedereen in je team stelt Claude net even anders in, of helemaal niet. Met organisatie-instructies leg je als eigenaar één keer vast wat voor het hele bedrijf geldt; daarna krijgt elke collega die regels in elk gesprek mee, ook wie nooit naar de instellingen kijkt. Het scherm is Engelstalig, de instructies zelf schrijf je gewoon in het Nederlands.

Zo stel je het in

1. Log in als Owner of Primary Owner van je organisatie; een gewoon lid ziet de optie niet.
2. Ga naar Organization settings en kies Organization and access.
3. Zoek de sectie Organization instructions.
4. Plak je tekst in het tekstvak. Er passen maximaal 3.000 tekens in, dus houd het bij regels die voor iedereen gelden.
5. Klik op Save changes. Volgens de helppagina kan het tot een uur duren voordat de regels overal gelden.
6. Weghalen: maak het tekstvak leeg en klik opnieuw op Save changes.

Een tekst om te kopiëren en aan te passen:

Antwoord altijd in het Nederlands, in de je-vorm, kort en concreet, zonder uitroeptekens. Wij zijn [bedrijfsnaam], een [soort bedrijf] in [plaats]; onze klanten zijn [doelgroep]. Gebruik onze termen: wij zeggen “opdracht” en niet “project”, “klant” en niet “cliënt”. Zet bedragen in euro’s en zeg erbij of het inclusief of exclusief btw is. Staan er persoonsgegevens van klanten of medewerkers in een vraag, wijs daar dan op en vraag of ze echt nodig zijn. Vragen over salaris, verlof of contracten verwijs je door naar [naam of mailadres van HR].

Voor welk abonnement

Organisatie-instructies zitten volgens de helppagina in Claude Team en Enterprise; met Pro of een gratis account bestaan ze niet, daar heb je alleen je eigen voorkeuren. Zet een collega zelf persoonlijke instructies, dan winnen de organisatie-instructies bij tegenspraak; voor alles wat jij niet regelt blijven zijn eigen voorkeuren gelden. Anthropic zegt dat de regels in alle Claude-producten gelden, maar noemt Cowork en Claude Code niet apart. Is je bedrijf jonger dan vijf jaar, dan kun je een jaar gratis Claude Team aanvragen voor vijf collega’s.

Wat levert het op

Naar onze schatting een paar minuten per collega per dag aan minder herschrijven, en vooral minder wisselende kwaliteit: de stagiair en de senior krijgen conceptmails in dezelfde toon. Wil je naast de huisregels ook dat Claude in jouw eigen toon antwoordt, zet dat dan in je persoonlijke voorkeuren; bij tegenspraak winnen de organisatie-instructies, voor de rest blijft je eigen toon gelden.