In tien minuten zet je in Shopify een voorraadtelling klaar waar je medewerkers met de scanner aan werken, en jij keurt alleen nog de verschillen goed

Shopify heeft sinds 20 oktober voorraadtellingen in de admin. Zo zet je er een klaar. De menunamen hieronder zijn de Engelse namen van de helppagina; in een Nederlandstalige admin kunnen ze anders heten.

Zo stel je het in

1. Los eerst dubbele barcodes op: twee producten met dezelfde barcode geven volgens de helppagina een foutmelding zodra je ze scant. Bundels doen niet mee, alleen losse producten.
2. Open de Shopify-admin in de browser op je computer (aanmaken kan niet in de Shopify-app of in de kassa-app). Ga naar Products en dan Inventory.
3. Klik op Stock counts en daarna op Create count.
4. Klik op Select location to count en kies de locatie; een telling geldt voor één locatie.
5. Vul desgewenst een naam in via Add name, kies een Planned date, en voeg via Add tags en Add note een label of een opmerking toe, bijvoorbeeld welk deel van de winkel wordt geteld.
6. Zoek in Search products to add de producten of scan een barcode, vink ze aan en klik op Add to count.
7. Klik op Save. De telling staat nu op Draft. Medewerkers met voorraadrechten tellen daarna met een barcodescanner of door aantallen in te typen, in de admin of in de POS-app; de status wordt In progress en je ziet per persoon wat is ingevoerd.
8. Is het tellen klaar, dan gaat de telling naar Review. Bekijk per product het verschil tussen geteld en geregistreerd en keur goed, of rond de telling direct af als je dat recht hebt; dan pas past Shopify de voorraad aan, en dat is niet terug te draaien. Klopt er iets niet, kies dan More actions en Cancel count: de voorraad blijft dan zoals hij was.

Voor welk abonnement

De changelog noemt geen apart abonnement of prijs voor tellen in de admin. Tellen in de POS-app kan volgens de helppagina alleen op locaties met Shopify POS Pro en een kassarol met het recht om voorraadtellingen uit te voeren. Wie mag tellen en wie mag goedkeuren, regel je met de nieuwe rechten voor medewerkers.

Wat levert het op

Naar onze schatting scheelt het bij een winkel met een paar honderd artikelen een avond overtypen per telling, en je voorkomt dat één verkeerd ingevoerd aantal ongemerkt je webshopvoorraad verandert, omdat alles eerst langs jouw goedkeuring gaat. Verwerk je de bestellingen daarna, dan gaat dat sinds vorige week in batches.