In tien minuten laat je Gmail bij elke offerteaanvraag een conceptantwoord klaarzetten, zonder dat hij bij elk vervolgmailtje opnieuw afgaat

Elke offerteaanvraag verdient binnen een uur een reactie, maar overdag sta je op de steiger of bij de klant. Met Workspace Studio, de bouwer voor automatiseringen in een zakelijk Google-account, zet Gemini bij elke nieuwe aanvraag een conceptantwoord klaar in Gmail. Jij leest het na en drukt op verzenden. Vanaf 13 oktober kan de stroom vervolgmails in dezelfde wisseling overslaan, zodat hij niet bij elk antwoord van de klant opnieuw een concept maakt. De uitrol duurt tot vijftien dagen, dus zie je dat vinkje nog niet, kijk dan volgende week opnieuw.

Je hebt een werkaccount nodig (Google Workspace); met een persoonlijk account werkt het alleen als je meedoet aan Workspace Experiments. Welke abonnementen Workspace Studio precies hebben, zegt Google niet. Over Nederlands zegt de helppagina niets; de menunamen hieronder zijn Engels, zoals Google ze noemt.

1. Ga op je computer naar studio.workspace.google.com en klik op New flow.
2. Klik op Choose a starter en kies When I get an email.
3. Kies rechts onder Which messages to check voor Specific emails en typ bij Has the words het woord offerte (of aanvraag).
4. Zet het vinkje Skip thread replies aan. Zo start de stroom alleen bij de eerste mail van een nieuw gesprek.
5. Klik onder de starter op Choose a step en kies Ask Gemini. Plak daar je instructie (voorbeeld hieronder) en voeg via Variables de inhoud van de mail toe.
6. Klik opnieuw op Choose a step en kies onder Gmail de stap Draft a reply. Zet in het veld Message via Variables het antwoord van de Gemini-stap.
7. Geef de stroom bovenaan via het potloodje een naam, klik op Test run, kies een recente aanvraag en klik op Start. Zie je Run Completed, klik dan op Turn on.

Instructie voor de Gemini-stap om te kopiëren:

Schrijf een kort, vriendelijk antwoord in het Nederlands op deze offerteaanvraag, in de je-vorm. Bedank voor de aanvraag, vat in één zin samen wat de klant wil, stel maximaal drie vragen die ik nodig heb voor een offerte (adres, gewenste datum, foto van de situatie) en sluit af met "Met vriendelijke groet" en mijn voornaam. Geen prijzen noemen.

Wat levert het op

Bij tien aanvragen per week bespaar je al snel een uur: het concept staat klaar, jij past alleen nog een zin aan. Belangrijker is dat niemand meer twee dagen op antwoord wacht. Wil je in dezelfde stroom ook je prijslijst meesturen, voeg dan de stap Search for a doc toe; die zoekt een Google Doc van jou op titel. Na een overleg in Meet kun je op dezelfde manier een vervolgmail laten klaarzetten.