Deel je in Notion een lijst met je team? In tien minuten verberg je de kolom met salaris of inkoopprijs voor wie hem niet hoeft te zien

Eén lijst voor het hele team is handig, tot er een kolom in staat die niet iedereen hoort te zien: het salaris van een sollicitant, de inkoopprijs van een product, de interne notitie bij een klant. Tot nu toe maakte je dan een tweede database of een losse spreadsheet. Sinds de Notion-update van 13 oktober regel je het per kolom. Volgens de helppagina van Notion werkt het alleen in een werkruimte met Business of Enterprise, heb je Full access op de database nodig, en stel je het in via de browser of de desktop-app; de regels gelden daarna ook op je telefoon.

1. Open de oorspronkelijke database in tabelweergave, niet een gekoppelde weergave ervan.
2. Klik op het menu van de kolom die je wilt afschermen en kies Property access.
3. Kies de standaardtoegang voor iedereen die de database kan openen. Voor een salariskolom is dat No access: de kolom en de waarden zijn dan onzichtbaar. Wil je dat collega’s wel zien dat de kolom bestaat maar niet wat erin staat, kies dan Can view property only.
4. Voeg een uitzondering toe voor elke persoon, groep of agent die meer mag, bijvoorbeeld Can view property & values voor de directie of Can edit values only voor degene die de bedragen bijhoudt.
5. Klik op Preview en kies een collega om te zien wat die precies ziet. Test met iemand die geen Full access heeft, want wie Full access op de database heeft, wordt door kolomregels nooit beperkt.
6. Sla de regel op. De eerste regel op een kolom kan een paar minuten duren, vooral bij een database met veel rijen. Controleer daarna ook het Share-menu van de database: het ruimste recht dat iemand heeft, wint.

Wil je dat elke projectleider alleen de kosten van zijn eigen projecten ziet? Dan koppel je de toegang aan een persoonskolom zoals Project Owner; de helppagina beschrijft dat als aparte optie.

Wat levert het op

Tien minuten per database, en daarna geen tweede lijst meer bijhouden en geen vragen meer of een collega “per ongeluk” een bedrag heeft gezien. Een paar grenzen volgens Notion: maximaal 20 kolommen per database met regels; de kolommen Title, ID, Created by, Created time, Last edited by en Last edited time kun je niet afschermen, net als relaties naar sub-items; in wiki-databases werkt het niet. Een weergave die filtert of sorteert op een verborgen kolom opent voor die collega mogelijk niet, dus maak per groep een eigen weergave. De AI van Notion neemt de rechten van de gebruiker over: wie de kolom niet ziet, kan van de AI te horen krijgen dat die niet bestaat. Zit je op het gratis of Plus-abonnement, dan zie je de optie niet.