In vijf minuten laat je Moneybird zelf een betalingsherinnering sturen zodra een factuur te laat is

Waarom dit de moeite is

Een herinnering sturen is geen leuk werk, dus het blijft liggen. Ondertussen wacht je op je geld. Moneybird kan het voor je doen: de herinnering gaat de deur uit zodra een factuur over de datum is, met jouw tekst.

Wat heb je nodig

Een Moneybird-administratie. De helppagina noemt geen pakket waarin dit wel of niet zit. En belangrijk: Moneybird kijkt alleen of een factuur op betaald staat. Koppel dus je bankrekening of boek betalingen direct bij.

Zo doe je het

1. Ga in Moneybird naar Instellingen, Facturen en offertes, Workflows. Er staat een standaard workflow voor je klaar.
2. Open die workflow en ga naar het deel over verzending en herinneringen. Controleer daar je betalingstermijn.
3. Klik op het potloodje bij de herinnering die je wilt instellen.
4. Zet het vinkje aan bij Herinnering automatisch verzenden.
5. Kies wanneer hij verstuurd wordt: op de dag dat de factuur verloopt, of een aantal dagen daarna.
6. Pas de tekst van de mail aan en sla op. Een voorbeeld staat onderaan.
7. Controleer bij je klanten het veld E-mailadres facturen in het contact; daar gaat de herinnering naartoe.

Wil je voor één factuur geen herinnering, bijvoorbeeld omdat je een betalingsafspraak hebt gemaakt? Open de factuur en klik rechtsboven op (pauzeren).

Waar let je op

• Rente of administratiekosten kun je niet aan een herinnering toevoegen.
• Je kiest per herinnering geen andere verzendmethode: Moneybird gebruikt de methode en het veld E-mailadres facturen van het contact.
• Heeft een klant meer openstaande facturen bij dezelfde contactpersoon, dan voegt Moneybird de herinneringen samen; staan ze op een andere herinneringsstap, dan gaat er per stap een aparte mail.
• Werk je met verschillende soorten klanten, dan kun je meerdere workflows maken en bij een contact een vaste workflow opslaan.

Wat levert het op

Verstuur je twintig facturen per maand en betaalt een kwart te laat, dan scheelt dit je elke maand vijf keer opzoeken, schrijven en versturen. Reken naar onze schatting op een half uur per maand, en belangrijker: de herinnering gaat altijd op tijd weg. Wil je tussendoor weten wie er nog moet betalen, koppel Moneybird dan aan ChatGPT en vraag het gewoon.

Tekst om te kopiëren

Beste {recipient.firstname},

Volgens onze administratie staat er nog een factuur van ons open. Mogelijk is hij aan je aandacht ontsnapt. Wil je hem deze week betalen? Heb je al betaald, dan kun je deze mail als niet verzonden beschouwen.

Groet, [je naam]